Privacyverklaring

Privacyverklaring TC De Polderblomme

  • Algemeen

Op 25 mei 2018 gaat de nieuwe Europese privacywetgeving AVG in. AVG staat voor algemene verordening gegevensbescherming, in het Engels ook wel bekend als General Data Protection Regulation (GDPR). 

TC De Polderblomme hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens, en publiceert daarom deze privacyverklaring.

De privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die TC De Polderblomme verwerkt van zijn leden en deelnemers aan toernooien en wedstrijden.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. TC De Polderblomme houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • om uw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen voor elke verwerking die niet gedekt is door een wettelijke verplichting, contractuele grond of gerechtvaardigd belang i.f.v. het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als TC De Polderblomme zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.

Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

TC De Polderblomme

Zetel: Kievitenlaan 33, 8420 Bredene
E-mailadres: 
info@tcpolderblomme.be

 

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door TC De Polderblomme verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan de leden (contractuele grond);
  • Het verzekeren voor Lichamelijke Ongevallen en Burgerlijke Aansprakelijkheid (wettelijke verplichting);
  • Het informeren over onze clubwerking en uitnodigen voor clubactiviteiten (contractuele grond en gerechtvaardigd belang);
  • Het organiseren van de sportieve opleiding en voorbereiding (contractuele grond);
  • Het kunnen deelnemen aan officiële competities, opleidingen en andere activiteiten van de koepelfederatie Tennis Vlaanderen VZW  en van TC De Polderblomme (contractuele grond);
  • Het registreren van uw competitieresultaten en berekenen van uw klassement en/of ranking (via Tennis Vlaanderen) (gerechtvaardigd belang);
  • Het bekomen van subsidiëring door de lokale en Vlaamse overheid (wettelijke verplichting).

 

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :

  • Identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, geslacht, geboortedatum en nationaliteit (wettelijke verplichting);
  • Telefoonnummer, e-mail, rijksregisternummer, foto, video en URL (mits toestemming);

  • Tennisgegevens: competitie- en/of testresultaten, klassement en rankings, tennishandicap R of VE, inschrijvingen, clubaansluitingen en transfers, terreinreservaties (gerechtvaardigd belang); 

  • Sportongevallen (wettelijke verplichting);

Wij verwerken enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt via o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website of de website van Tennis Vlaanderen, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …

Deze gegevens kunnen jullie te allen tijde raadplegen en zelf aanpassen via de website van Tennis Vlaanderen.

Wij maken in de loop van onze wedstrijden en evenementen foto’s en video-opnames van onze activiteiten waarop de deelnemers kunnen voorkomen.

Die gebruiken we dan voor onze facebook-, twitter en instagrampagina, en ander promotiemateriaal, website en sfeerreportages.

Door in te schrijven en deel te nemen aan onze evenementen en wedstrijden, geef je stilzwijgend toestemming om niet-geposeerde, spontane foto’s en sfeerbeelden te maken en publiceren.

Indien je mogelijk fotomateriaal zou willen verwijderd zien, gelieve dan een mail te sturen info@tcpolderblomme.be.

Volgens Art. 10 en 12 van de privacywet heb je immers recht op toegang, verbetering en verzet, wanneer het gaat om uw persoonsgegevens. Dat geldt overigens ook voor niet-gerichte beelden.

Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende interne en externe organisaties 

  • Bestuursleden en het secretariaat van TC De Polderblomme
  • Vrijwilligers van de vereniging
  • Tennis Vlaanderen, de Federatie waar TC De Polderblomme deel van uitmaakt
  • Sportongevallenverzekering Ethias

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan TC De Polderblomme geeft kan TC De Polderblomme aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

TC De Polderblomme maakt gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • Tennis Vlaanderen, de overkoepelende organisatie van Tennisclubs, waar TC De Polderblomme deel van uitmaakt. Tussen Tennis Vlaanderen en elke individuele tennisclub moet geen specifieke overeenkomst afgesloten worden aangezien Tennis Vlaanderen de nodige verklaring reeds heeft opgenomen in zijn nieuw Huishoudelijk Reglement: zie Art. 5 §2.
  • One.com (webhosting en webmail) met wie TC De Polderblomme een Data Processing Agreement afgesloten heeft die de zekerheid biedt dat One.com GDPR-complient is
  • Sportongevallenverzekering Ethias

TC De Polderblomme geeft nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Verder zal TC De Polderblomme de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Teneinde het spelen van tennis onder elkaar te kunnen faciliteren, worden naam, telefoon en emailadres van alle clubleden ter beschikking gesteld aan de andere clubleden via de website van de club op een besloten webpagina (via paswoord). Op eenvoudig verzoek kunt u zich laten verwijderen uit deze lijst (zie contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring).

Teneinde de tennissport in het algemeen en de competities in het bijzonder te kunnen vormgeven, worden de sportieve gegevens van uw lidmaatschap (o.a. competitieresultaten, klassement, …) inclusief naam en geboortedatum (om voldoende onderscheidend te kunnen zijn), en de noodzakelijke contactgegevens, via een besloten database van Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld aan een beperkte groep gemandateerden (via paswoord) en ten behoeve van de tennisgemeenschap (ouders, grootouders, vakpers, …) op de website van Tennis Vlaanderen (dit laatste weliswaar zonder contactgegevens).

Van de officiële trainers, officials, interclubverantwoordelijken en -kapiteins en de bestuurders van de club worden eveneens de specifieke functies en de contactgegevens in de besloten database en webomgeving van Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld.

TC De Polderblomme verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

TC De Polderblomme verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

TC De Polderblomme bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. TC De Polderblomme verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar. TC De Polderblomme heeft weliswaar geen invloed op de termijn van het bijhouden van de gegevens door TennisVlaanderen en de verzekering Ethias…

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens TC De Polderblomme van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • TC De Polderblomme hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al zijn systemen.
  • TC De Polderblomme test en evalueert regelmatig zijn maatregelen.
  • De medewerkers van TC De Polderblomme zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die TC De Polderblomme ontvangen heeft.
Via het hoger vermeld adres kun je TC De Polderblomme hiervoor contacteren.

De gegevens kunnen eveneens door de persoon zelf aangepast worden via de website van TennisVlaanderen.

Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door TC De Polderblomme of door één van zijn verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door TC De Polderblomme te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. TC De Polderblomme kan je vragen om je te legitimeren voordat zij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vraagt TC De Polderblomme je hierover direct contact met op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijziging privacyverklaring

TC De Polderblomme kan de privacyverklaring steeds wijzigen.

De laatste wijziging gebeurde op 26/05/2018.

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.